Opnieuw opgesteld - MRT 2019
Deze handleiding moet gezien worden als een richtlijn bij het organiseren van een tennistoernooi of van een tennisactiviteit binnen de vereniging eventueel met deelnemers buiten de vereniging. De opsomming is mogelijk niet volledig en de aandachtspunten gelden niet voor alle toernooien in gelijke mate.
Organisatieteam
Het is verstandig dat de organisatie van een toernooi uit meerdere leden van TC Baarle bestaat. De omvang van het team is afhankelijk van het soort toernooi. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de samenstelling.
Publiciteit en promotie
Een toernooi of tennisactiviteit wordt jaarlijks (januari/februari) opgenomen in de TC Baarle activiteitenkalender. Deze wordt geplaatst op de website van TC Baarle. De organisatie van het toernooi of van de tennisactiviteit zorgt enkele weken voorafgaand aan de uitvoering voor de aanlevering van promotiemateriaal. Deze worden gepubliceerd in onder andere:
Voor de eerste 3 punten geldt dat de noodzakelijke tekst aangeleverd wordt bij de publiciteitscommissie, Jenny van der Veeken via e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Indien nodig/gewenst zal het aangeleverde promotiemateriaal meerdere malen geplaatst worden onder de aandacht van de TC Baarle leden.
Begroting van inkomsten en uitgaven
Door de organisatie van het Open Toernooi en de penningmeester wordt voor dit toernooi, gezien het belang en de financiële omvang, een gedetailleerde begroting opgesteld van de te verwachte inkomsten en uitgaven.
Voor de overig activiteiten wordt € 100 (1-dags toernooi) en € 150 (meerdaags toernooi) voor directe uitgaven in de begroting meegenomen. De organisatie dient zich zelfstandig financieel te bedruipen en is in principe bestemd voor “eigen leden”. De mogelijke begrotingen en het financiële resultaat worden met de Penningmeester, Jos de Kloe besproken.
Bijdrage van inschrijfgelden
Met uitzondering van het KNLTB Open Toernooi wordt voor deelname aan andere toernooien/activiteiten geen inschrijfgeld gevraagd. Dit geldt voor de activiteiten waaraan enkel eigen leden deelnemen. Activiteiten waaraan ook tennissers van buiten de vereniging deelnemen vindt, voor een eventuele bijdrage, vooraf overleg plaats met de penningmeester Jos de Kloe.
Het inschrijven voor een BBQ of andere etenswaren is de verantwoordelijkheid van de organisatie, uitgaande dat het bij een van de vaste sponsoren wordt ingekocht. Jaarlijks wordt een vrijwilligersavond incl. de sponsoren georganiseerd door het Bestuur. De kosten hiervan zijn voor de club.
Organisatie en structuur
Met uitzondering van het Open Toernooi bepaalt de organisatie zelf de structuur en het model van de activiteit. Ook is het mogelijk om aan het tennissen andere ontspannende activiteiten te verbinden. Als hulpmiddel wordt de TC Baarle laptop inclusief toernooiplanner tijdelijk ter beschikking gesteld.
De ballen
De benodigde tennisballen voor de activiteit worden centraal door de penningmeester Jos de Kloe voor alle activiteiten ingekocht. Het beheer en het ter beschikking stellen van de tennisballen ligt bij Natascha van der Vlist. Uitgezonderd de tennisballen (gas gevuld) worden door de organisatie OT en voor Jeugd teams zelfstandig of in samenspraak met Jos de Kloe aangeschaft.
Prijzen en sponsoring
Binnen als indicatie gestelde financiële kaders, kiest de organisatie zelf de prijzen. De prijzen worden in beginsel altijd ingekocht bij een van de sponsoren van de vereniging.
De organisatie kan (aanvullende) sponsoring voor een activiteit werven. Hierdoor ontstaan extra financiële mogelijkheden. Deze sponsoring kan nimmer ter vervanging zijn van een reeds bestaande sponsorbijdrage voor de vereniging. Vooraf overleg met het bestuur
Tennispark TC Baarle
Het baanonderhoud is zodanig dat er normaal gesproken geen extra aandacht nodig is voor de aanvang van een activiteit/toernooi. Stem dit voor alle zekerheid tijdig af met Geert-Jan van der Veeken.
Bardiensten
De bardiensten worden regulier door de bardienstcommissie ingepland. Het Open Toernooi werkt mogelijk met een eigen bar/keuken bezetting. Dit wordt tijdig aangegeven bij de bardienstcommissie. Bij het plannen van de bardiensten wordt rekening gehouden met de activiteitenkalender. Van belang is tijdig voor eind februari, de bardiensttijden aan de kantinecommissie (Rene Sagius) door te geven. Voor niet in de kalender opgenomen activiteiten zorgt de organisatie zelf voor de bardienstbezetting (wel afstemmen met de kantinecommissie).
Prijsuitreiking, dankwoordje, etc.
De bekendmaking van de winnaars en de prijsuitreiking gebeurt door de organisatie zelf. Het streven is om de te spelen finales te laten plaatsvinden op zaterdag/zondag. Bij meerdaagse toernooien (KNLTB Competities, Clubkampioenschappen, Jeugd clubkampioenschappen, Veteranentoernooi en Open Toernooi) zal een bestuurslid een dankwoord uitspreken aan de organisatie.
Publicatie/evaluatie na de activiteit
Het is belangrijk dat ook nadat de activiteit heeft plaatsgevonden hieraan bekendheid/aandacht wordt gegeven. De organisatie zorgt voor tekst en de foto’s. In verband met publicatie voor “Ons Weekblad”, dient het stuk tekst en de foto’s voor dinsdag 19:00 uur aangeleverd te worden bij de publiciteitscommissie Jenny van der Veeken, via e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. De aanlevering wordt ook geplaatst op de website en in de nieuwsbrief. De foto’s worden in het fotoalbum van TC Baarle geplaatst.
De kampioensteams (KNLTB Voorjaar- , Najaar- en Winter Outdoor Competitie) worden gehuldigd na afloop van de KNLTB Voorjaarscompetitie door een bestuurslid.
Algemeen
Naast alle (tennis) organisatorische aspecten heeft de organisatie van een activiteit ook de zorg over een goed “huismeesterschap”. Zeker aan de activiteiten waaraan tennissers van buiten de vereniging deelnemen heeft dit aspect bijzondere aandacht. Het gaat dan in feite om alles wat met de activiteit heeft te maken. Zoals ontvangst van deelnemers, orde en netheid in en rondom de kantine, sfeer/gezelligheid etc.