Main menu
Tennisbal en racket

Hoofdsponsor TC Baarle

drukkerij de jong

 

Huishoudelijk reglement

Klik hier voor het worddocument van de toestemmingsverklaring.

Artikel 1 - Begrippen

Dit huishoudelijk reglement verstaat onder: Vereniging: de tennisvereniging T.C. Baarle;  gevestigd te Baarle-Nassau
Statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d. 17 februari 2003 bij notaris mr. J. Boscher te Baarle-Nassau. Bestuur: het bestuur van de vereniging; Alg. Vergadering: een vergadering . zoals bedoeld in artikel 12 van haar statuten; Jaarvergadering: de jaarlijks door de vereniging te houden vergadering.

Artikel 2 - Toelating van leden
Aanmelding en toelating van leden kan slechts geschieden door de indiening van een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier bij de secretaris van het bestuur of een door het bestuur aangesteld lid, die de ledenadministratie voert; Dit aanmeldingsformulier wordt door het bestuur vastgesteld. Het bestuur beslist over de toelating van een aspirant lid binnen 4 weken na de aanmelding en deelt haar besluit schriftelijk aan de aanmelder mede. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de onder a vermelde persoon op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór de door het bestuur gestelde datum.

Artikel 3 – Lidmaatschap/bardienst
Een volwaardig lidmaatschap van TC Baarle houdt voor senioren en aspirant-leden in, dat men verplicht is gedurende het seizoen ca. 3 keer bar/keukendienst te draaien op de door de barcommissie vastgestelde tijden. Vóór aanvang van het seizoen, doch uiterlijk 1 maart kan men bij de barcommissie schriftelijk kenbaar maken op welke dagen en of tijden men geen bardienst kan draaien. De barcommissie zal hiermee zoveel mogelijk rekening houden. Indien men tegen het onder a gestelde bezwaar heeft, is het mogelijk om elk ander senior-lid te vragen zijn of haar bar/keukendienst-verplichting over te nemen. Deze vrijwillige overname dient vóór 1 maart van het seizoen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden aan de barcommissie. Indien door een senior- of aspirant-lid niet wordt voldaan aan het gestelde onder a en b, is het bestuur bevoegd de noodzakelijke sancties c.q. maatregelen te treffen. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de bepalingen in het bestuursreglement “alcohol in sportkantines” worden nageleefd. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de Technische Commissie.

Artikel 4 – Schorsing
Het bestuur is bevoegd een lid om redenen, zoals in artikel 7 van de statuten bepaald, voor maximaal 4 weken te schorsen. Alvorens geschorst te worden, dient het betreffende lid te worden gehoord door het bestuur. Het lid zal schriftelijk van zijn schorsing in kennis worden gesteld.

Artikel 5 - Rechten leden
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

Artikel 6 - Vergaderingen
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 7 - Bestuursvergadering
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 8 - Kandidaatstelling
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 9 – Agenda ALV
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodigingen door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 10 – Voorkomende punten
Alle op de agenda voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Artikel 11 - Commissies
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 12 - Commissie
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 13 - Gekozen
Door de algemene vergadering wordt telkens voor de duur van één jaar commissies gekozen, bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de commissies. De taken van deze commissies worden door het bestuur bepaald.

Artikel 14 - Besluitvorming
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 15 - Stemming
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 16 - Verkiezing
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Artikel 17 - Bestuur
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig.  Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 18 - Vicevoorzitter
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19 - schade
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 20 - Strafbepalingen KNLTB Competities
Het Bestuur m.n. Vereniging Competitie Leider (VCL) is bevoegd om leden die niet conform het KNLTB Competitie Reglement (CR) handelen een boete op te leggen. De teamcaptains cq aanvoerders zijn  verantwoordelijk voor het naleven van het CR, indien nodig na overleg met de VCL. In bijlage J staan de maximum boetes vermeld die door de KNLTB kunnen worden opgelegd voor specifieke overtredingen en verzuimen.

Artikel 21 - Bedrag
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c der Statuten, wordt gesteld op 12.000 Euro.

Artikel 22 - Verplichtingen van het bestuur
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
Namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen.
Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur.
De bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

Artikel 23 - Slotbepalingen
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 17 februari 2003.

 

 

Protocol Datalek

Klik hier voor het worddocument van de protcol datalek.


TC Baarle tracht zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van de leden, vrijwilligers en deelnemers. Mocht er toch een mogelijke schending, een datalek, plaatsvinden dan treedt de volgende procedure in werking:

Een datalek is
We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. Bijvoorbeeld uitgelekte computerbestanden, gestolen geprinte ledenlijst, verkeerd verzonden e-mail, gestolen of afgedankte niet-schoongemaakte computer, verloren usb-sticks, …

TC Baarle is verplicht datalekken te melden binnen 72 uur na ontdekking.

Melden
Een datalek kan door een ieder worden gemeld bij de voorzitter, penningmeester of secretaris van TC Baarle. Deze informeert vervolgens het bestuur.

Het bestuur checkt wat er gelekt is en brengt in kaart wat de gevolgen zijn voor de personen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn.

Melding
De melding moet bestaan uit: 

  • De aard van de inbreuk;
  • De instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
  • Een beschrijving van de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • De maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt om deze gevolgen te verhelpen.

Eén van de leden van het bestuur doet de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meldingen kunnen digitaal gedaan worden bij het meldloket van de AP: http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Het bestuur zorgt voor een goede informatieverstrekking over de datalekken naar haar leden. Ook draagt zij zorg voor het herstel en preventie van geconstateerde en toekomstig mogelijke lekken. De informatieverstrekking gebeurt via de reguliere Nieuwsbrieven op de site van TC Baarle aan al haar leden.

Geheimhoudingsverklaring

* Klik hier voor het worddocument van de geheimhoudingsverklaring.

TC Baarle gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en verwacht dat ook van diegenen die
actief zijn binnen de vereniging. Daarom geldt voor hen een geheimhoudingsverklaring.

________________________________________________(verder: ook ondergetekende) is als:

0 Vrijwilliger/vrijwilligster
0 Commissielid
0 Bestuurslid
Actief bij TC Baarle (verder: vereniging)


Met het ondertekenen van deze verklaring verklaar ik, _________________________________:

  1. Dat ik geheimhouding in acht neem over alle bijzonderheden die ik bij mijn inzet voor de vereniging over de vereniging, haar leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is mij verboden deze informatie op welke manier dan ook met derden direct of indirect te delen;

  2. Dat het hierbij gaat om informatie waarvan ik het vertrouwelijke karakter ken of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor (persoons)gegevens;

  3. Dat deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van mijn inzet voor de vereniging;

  4. Dat ik bij het einde van mijn actieve inzet voor de vereniging alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging inlever bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging draag ik op dat moment over aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht verwijder ik deze gegevens definitief en niet -traceerbaar;

  5. Dat bij overtreding van deze verklaring tijdens mijn inzet voor de vereniging de vereniging mijn inzet met onmiddellijke ingang mag beëindigen;

  6. Dat als ik de verplichtingen uit deze verklaring niet volledig nakom, ik de eerste maal gewaarschuwd wordt. Daarna mag de vereniging bij herhaaldelijk niet nakomen van de verplichtingen mij berispen.

                    

       _____________________________         ____________________                                       ________________
         Naam                                                           Handtekening                                                       Datum

Toestemmingsverklaring

Klik hier voor het worddocument van de toestemmingsverklaring.

Voor het goed functioneren van onze vereniging willen wij u graag (laten) informeren over de vereniging, sportactiviteiten en aanbiedingen en dergelijke. Ook willen we speelschema’s, wedstrijduitslagen en soms ook foto’s en filmpjes van u op internet en social media plaatsen. Met dit formulier vragen wij u toestemming om ook uw gegevens hiervoor te gebruiken.

Met dit formulier geef ik _________________________________________________ (naam) (verder: ondergetekende) TC Baarle (verder: vereniging) toestemming om gegevens over mij te verwerken.

Ik geef de vereniging toestemming voor de hieronder aangekruiste gegevensverwerkingen:

0 Mij benaderen voor sportieve activiteiten van derden, bijvoorbeeld andere sportverenigingen of maatschappelijke dienstverleners.

0 Publiceren van bijvoorbeeld foto’s en/of filmpjes van mij op internet en/of social media.

0 Mijn naam en telefoonnummer via onze afgeschermde website beschikbaar te stellen zodat andere leden mij kunnen benaderen.

0 Mij gedurende 25 jaar na beëindiging van mijn lidmaatschap te benaderen voor bijvoorbeeld een reünie of bijzondere gebeurtenis.

Mijn toestemming geldt alleen voor de hierboven aangevinkte en beschreven redenen, gegevens en organisaties. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de vereniging mij opnieuw om toestemming.

Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken.

Naam:                    

Geboortedatum:          

Datum:                  

Handtekening:          


LET OP: Ingeval ondergetekende op het moment van tekenen jonger is dan 16 jaar dient deze verklaring eveneens door een ouder of voogd ondertekend te worden.

Naam ouder/voogd:                     

Handtekening ouder/voogd:          

Privacyverklaring

Klik hier voor het worddocument van de privacyverklaring.

Dit is de privacyverklaring van TC Baarle, gevestigd te Baarle-Nassau, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40258043, hierna te noemen: ‘de Vereniging’.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per mail aan: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

Doel

Welke persoonsgegevens

Grondslag

Bewaartermijn

Ontvangers

Het uitvoeren van de lidmaat-schapsover-eenkomst

Voornaam
Achternaam
Adres
Geboortedatum
Telefoonnummer
E-mailadres

Uitvoering van de overeen-komst

Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst.

NVT

Administratie

Voornaam
Achternaam
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankgegevens
Betaalgegevens

Uitvoering van de overeen-komst

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna in de financiële administratie voor 7 jaar.

Boekhouder
Accountant
Belasting-
dienst

Het verrichten en versturen van aankopen

Voornaam
Achternaam
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres

(Kleding)maat

Bankgegevens

Betaalgegevens

Uitvoering van de overeen-komst

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Producent
Vervoerder

Versturen digitale berichten, waaronder de Nieuwsbrief

Voornaam

Achternaam

E-mailadres

Uitvoering van de overeen-

komst

Zolang als men aangemeld is.

NVT

Versturen berichten van derden, waaronder sponsoren.

Voornaam

Achternaam

E-mailadres

Toestemming

Zolang als men is aangemeld.

Sponsoren

Andere

Verenigingen

Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis.

Voornaam

Achternaam

Adres

Telefoonnummer

E-mailadres

Toestemming

Zolang als de toestemming niet is ingetrokken.


NVT

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacy-beleid hanteren. De Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via websites te informeren.

Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:
Verantwoordelijke:            Jos de Kloe
E-mail:                              Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Telefoonnummer:              06 11782676

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via het meldloket: http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Natuurlijk graag in overleg met het bestuur van TC Baarle.