Main menu

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 26 FEBRUARI 2018

1.           Geert-Jan opent de vergadering om 19.30 uur en heet allen welkom.

2.           Ingekomen stukken: één ingekomen stuk; Pascal van Kaam inzake de toekomst van TC Baarle
              Dit stuk komt gedurende de vergadering aan de orde.

3.           Doornemen van de notulen Algemene Ledenvergadering 06-02-2017.
              Er waren geen bijzonderheden. De notulen zijn goedgekeurd.

4.           Bespreking en vaststelling verslagen bestuur.
Voorzitter Geert-Jan:
We zijn nu als bestuur precies een jaar in functie. Er is in die tijd het één en ander gerealiseerd.

                    A. De overkapping is opgeknapt en voorzien van genoeg warmtebranders.

B. Het bestuur heeft toenadering gezocht met HCB. We hebben in het voorjaar samen een lentefeest georganiseerd, waarbij voor TC Baarle Bianca en Mieke de organisatie op zich hebben genomen. Vanaf de zomer is de samenwerking steeds stroever verlopen. Hoe dit verder moet wordt straks bij punt 9 verder besproken.

C. In september zijn er een aantal tennis-clinics voor basisschool De Regenboog en voor de naschoolse opvang gehouden, in samenwerking met Bibi vd Borne. Zij is de gemeentelijke buurtsportcoach. In het voorjaar worden deze clinics herhaald maar dan ook voor basisschool De Akkerwinde. De gymlessen stonden voor De Akkerwinde in september al helemaal vast waardoor zij op dat moment nog niet konden deelnemen.

D. We hebben afscheid genomen van MyWaySports en zijn in zee gegaan met tennisschool SportEvents. Onze ‘vaste’ tennislerares is Parilla. We hebben samen al een inloopavond verzorgd en daarna zijn er op woensdagavond ( van 18 tot 22.30 uur) tennislessen verzorgd door Parilla. Vanaf maart worden deze lessen weer voortgezet. Voor het komende jaar gaat SportEvents niet alleen de tennislessen verzorgen maar ook:
     * Tennislessen aan basisscholen en buitenschoolse opvang
     * Gezamenlijk een open dag organiseren (TC Baarle met SportEvents)
     * Tennisfit voor 45+-ers. Parilla heeft de bijbehorende cursus al gevolgd en de subsidie vanuit de gemeente is al aangevraagd door TC Baarle.

E. Samenwerking met GLORIA UC gezocht met als doel elkaar ondersteunen, bijvoorbeeld door het aanbieden van een combi-abonnement.

F. TC Baarle heeft een cheque ter waarde van €500 ontvangen van De Tafelronde 195. Hier hebben we niets voor hoeven doen maar we kunnen dit bedrag verdubbelen als we voor hen oud-papier gaan inzamelen. Hieraan willen we natuurlijk deelnemen. Hoe we dit gaan organiseren wordt nog nader uitgewerkt en gecommuniceerd via de gebruikelijke kanalen.

Barcommissie Wil:
Het afgelopen jaar is er een redelijke baromzet geweest. We hopen ook dit jaar weer op een aantal vrijwilligers die de kantine een voorjaarspoetsbeurt willen geven. We doen ook dit jaar weer een beroep op de leden om bardiensten te draaien. Er liggen richtlijnen voor het afsluiten van de kantine zodat alles netjes achter blijft voor de volgende dag. Ook ligt er een duidelijke handleiding hoe het nieuwe PIN-apparaat gebruikt dient te worden. Lees dit goed door, ook in verband met het opmaken van de kassa aan het eind van een dag. De kantine dient nog steeds om 01.00 uur gesloten te worden maar mocht dit onverhoopt niet lukken dan drukken we iedereen op het hart om zo zachtjes mogelijk huiswaarts te keren zodat de buren geen overlast van ons hebben! De sleutel dient ook altijd teruggebracht te worden naar Wil. Laten we er een gezellig jaar van maken.

5.           Financiën
Penningmeester Jos:
In de loop van afgelopen jaar heb ik een aantal malen contact gehad met Ad Meeuwesen. Het aantal leden is teruggelopen van 145 (2017) naar 136 nu. Minder leden betekent ook minder inkomsten uit contributies.

Jan Smant constateert een terugloop van het aantal leden jaar op jaar, dus het verlies wordt elk jaar groter?

Geert-Jan ziet een antwoord hierop in meer samenwerkingen aangaan met andere verenigingen en trachten meer leden vanuit de onderkant te genereren.

Pascal van Kaam reageert hierop met de opmerking dat TC Baarle al 10/15 jaar op deze wijze bezig is geweest om kinderen te werven, zonder succes. Zijn voorstel is om een Commissie te vormen om een oplossing te vinden om de toekomst realistisch onder ogen te zien.

Geert-Jan meent dat het eigenlijk al bijna te laat is. Voorgaande speelt inderdaad al jaren!

Jos heeft een verlies/winst-staat over het jaar 2017 gemaakt. De kosten voor gas en licht bedragen €7300 per jaar. Dit is erg hoog. Benadrukt dient dan ook te worden dat de (baan)lichten en verwarming tijdig uitgezet dienen te worden! Een goed idee is gebruik te gaan maken van tijdschakelaars. Navraag wordt gedaan naar de mogelijkheden. Ook worden offertes aangevraagd voor goedkopere abonnementen.

HCB betaalt tot nu toe €500 per jaar voor het gebruik van de banen en de accommodatie. Aangezien ze frequenter en op meer banen aan het spelen zijn, wordt op korte termijn met HCB over verhoging van dit bedrag gesproken.

Er rijzen een aantal vragen bij de leden over de winst/verlies-rekening. Ook is de begroting voor 2018 nog niet opgenomen. Besloten wordt daarom om de behandeling van de financiën door te schuiven naar de bijzondere algemene ledenvergadering, welke gehouden gaat worden op maandag 14 mei om 20.00 uur.

  • Verslag Kascontrolecommissie

Jos leest de brief voor die Ad Meeuwesen heeft geschreven naar aanleiding van zijn kascontrole. Marco Clemens was verhinderd tijdens de controle. Ad heeft geen onregelmatigheden geconstateerd. Wel heeft hij tips gegeven om beter inzicht te krijgen in de omzet.

Jan Smant vraagt zich af of hier wel sprake is geweest van functiescheiding, waarvoor de kascontrole toch voor bedoeld is? Ad was voorheen de penningmeester en hij controleert de kas nu in zijn eentje!

6.           Besloten wordt dat Jan Smant volgend jaar, samen met Ad Meeuwesen, de  kascontrolecommissie gaat vormen.

7.           Voorstellen van het bestuur t.a.v. de contributie en de barprijzen.
              Besloten wordt om hier pas besluiten over te nemen als de begroting 2018 bekend is.

8.           Samenstelling bestuur.
De samenstelling van het bestuur blijft komend jaar gelijk. Er is nog steeds een vacature voor de post Algemene Zaken. Het bestuur zou dus ook zeer graag 1 of 2 personen binnen het bestuur verwelkomen. Hierbij een zeer dringende oproep! Luuk van Oosterum blijft komend jaar de Technische Commissie verzorgen en Karin van de Kerkhof blijft de activiteiten in goede banen leiden. Beide willen niet in het bestuur plaatsnemen.

9.           Bespreekpunten:
Samenwerking met HCB ( Hockeyclub Baarle)
Geert-Jan legt uit dat het nieuwe bestuur vorig jaar de samenwerking met HCB zeer open is ingegaan. Regelmatig contact, HCB uitgenodigd voor gesprekken. Deze samenwerking is op een steeds lager pitje komen te staan. Voor HCB is het ook lastig omdat het nog steeds onzeker is waar het hockeyveld gaat komen. Er zijn nog steeds 3 opties, te weten 2 verschillende voetbalvelden bij GLORIA UC of tennisbanen 1 en 2 bij TC Baarle. GLORIA UC heeft een duidelijk standpunt ingenomen. Dus waarschijnlijk komt het hockeyveld op tennisbanen 1 en 2 te liggen. Op verzoek van de gemeente heeft het bestuur van TC Baarle afgelopen december met de gemeente heeft gesproken over (hernieuwde) samenwerking met HCB. Geert-Jan is onlangs gebeld door de gemeente met het verzoek om weer in gesprek te geraken met HCB over samenwerking onder leiding van een mediator. Hierbij heeft de gemeente ook duidelijk aangegeven dat er absoluut geen extra accommodatie voor HCB gerealiseerd gaat worden dus HCB is verplicht om samen te werken met een andere vereniging voor onderdak.

Geert-Jan vraagt aan de leden hoe zij daar over denken?
Peter Raaymaekers merkt als eerste op dat daar wel een financiële prestatie tegenover moet staan, voor het gebruik van de kantine en kleedkamers.
Jan Smant vindt dat we financieel gezien geen keus hebben.
Pascal van Kaam spreekt over gedeelde kosten van de kantine.
Janneke vd Laar beaamt dit.
Rene Sagius vraagt zich af of de kleedkamers wel groot genoeg zijn voor een aantal hockeyteams en spelers van de zaterdag tenniscompetitie?
Geert-Jan beaamt dat dit een punt van zorg is.
Bianca vd Laan vraagt zich af of, als HCB een hockeyveld heeft, zij dan zeker geen gebruik meer maken van de tennisvelden om te trainen?
Geert-Jan verzekert haar dat HCB dan uitsluitend op het hockeyveld traint en speelt.
Frans Laurijsen merkt op dat kosten van het branden van de lampen rond de baan nu ook al voor eigen rekening moeten zijn. Toon van Kaam merkt op dat er al urentellers op alle baanlampen afzonderlijk zitten. Geert-Jan geeft aan dat de kosten niet alleen in het stroomverbruik zitten.
Geert-Jan geeft nogmaals aan dat we niet onbereidwillig kunnen staan tegenover het opgeven van 2 tennisbanen gezien het aantal leden van TC Baarle. Met 4 banen zouden we goed uit de voeten moeten kunnen.
Pascalle Smits vraagt zich af hoe dat met de vrijdagavondcompetitie moet?
Luuk van Oosterum geeft aan dat er dit jaar maximaal 3 teams thuis spelen op vrijdagavond.
Pascal van Kaam vindt dat er dan een beleidsoverweging moet komen of je de huurovereenkomst met de gemeente voor 2 banen sowieso moet opzeggen, gezien de kosten van huur, stroom en onderhoud?
Geert-Jan geeft aan dat de gemeente nog steeds geen besluit heeft genomen en er zolang zeker geen sprake zal zijn van opzegging van de huurovereenkomst.
Rene Sagius voegt hier aan toe dat de banen er toch liggen en er verder geen onkosten aan zijn.
Geert-Jan legt uit dat de toplaag van de banen 1 en 2 met 2 á 3 jaar moeten worden vervangen.
Hans van Elten vraagt zich af of de gemeente zo’n grote investering moet doen voor een vereniging met zo weinig leden, waarvan het bestaansrecht nog niet is bewezen?
Jan Smant vraagt: “Willen wij met HCB samengaan?” “En is welke vorm?”, voegt Geert-Jan hieraan toe.
Toon van Kaam vindt dat we moeten samenwerken op basis van hele goede afspraken. Dus hier moet een Commissie voor worden opgesteld.
Pascal van Kaam vraagt zich af of deze vergadering nu wel mag stemmen?
Geert-Jan spreekt van een intentie-verklaring.
Pascalle Smits weet niet wat ze kan verwachten en wat het doel is van de samenwerking.
Geert-Jan geeft aan dat je gezamenlijk gebruik gaat maken van hetzelfde gebouw en omliggende faciliteiten waardoor er dus noodzakelijk een overlap zal zijn. Gebruik kun je afstemmen.
Wim de Bie vindt het ondoenlijk om een goede overweging te maken. Te weinig over- en inzicht.
Joep Beerens stelt een bijzondere ledenvergadering voor met duidelijke voorstellen met betrekking tot financiën en gezamenlijk gebruik van accommodatie.
Dit voorstel wordt aanvaard. De Bijzondere Ledenvergadering wordt gehouden op maandag 14 mei om 20.00 uur.
Er wordt nu ook een Commissie geformeerd met als doel 3 scenario’s te onderzoeken met bijbehorende financiële consequenties als TC Baarle en HCB gaan samenwerken. Daarnaast onderzoeken ze ook wat het TC Baarle financieel oplevert als we 2 banen minder hebben.

De Commissie zal bestaan uit:
     * Jos de Kloe (voorzitter)
     * Toon van Kaam
     * Frans Laurijssen
     * Jacqueline Leuris
     * Er is nog een vacature voor een vijfde lid.

Theo Blaas merkt nog op dat het bij samenwerking niet alleen om de financiën gaat, maar dat je ook oog moet houden voor je eigen identiteit.
Toon van Kaam sluit dit onderwerp af met de opmerking dat de lopende afspraken, welke 2 jaar geleden zijn vastgesteld, goed worden nageleefd. Maar het gebruik van de accommodatie en tennisbanen door HCB is flink toegenomen dus is het nu ook tijd voor aanpassingen.

Samenwerking met GLORIA UC.
Samenwerken met andere verenigingen heeft zijn voordelen op verschillende gebieden. Te denken valt aan gezamenlijk inkopen, verzekeringen, schoonmaak, besturen, etc.. Een eerste aanzet tot meer samenwerking kan zijn het aanbieden van een combi-abonnement. Voorwaarde hierbij is een volwaardig lidmaatschap bij 1 van de betrokken verenigingen, te weten GLORIA UC of GLORIA atletiek. Ben je volwaardig lid bij 1 van deze 2 verenigingen, dan kun je voor 50% van de normale jaarlijkse contributie ook lid worden van TC Baarle.
Frans Laurijssen merkt op dat je dan minder contributie ophaalt, wat financieel nog nadeliger is!
Geert-Jan merkt op dat je anders die leden niet ‘binnen’ zou halen. Voetbal staat vaak op één en tijdens de zomerstop kunnen ze dan actief komen tennissen. Wij hebben nu haast geen jongeren. Vorig jaar hebben we ook een zomerlidmaatschap aangeboden. Dat doen we dit jaar ook weer maar dan beperkt voor de maanden mei-juni-juli-augustus. Bij dit zomerlidmaatschap hoef je geen bardienst te draaien, bij een combi-lidmaatschap wel.
Pascalle Smits vraagt zich af waarom TC Baarle moet inleveren en GLORIA niet?
Geert-Jan geeft aan dat TC Baarle hierin het voortouw wil nemen met natuurlijk als doel meer leden te werven.
Op de vraag van Geert-Jan aan de aanwezige leden of de samenwerking mag worden voortgezet was er niemand op tegen.

10.         Rondvraag
Frans Laurijssen

  1. Waar blijft de activiteiten-agenda?

Komt er aan. Als er extra activiteiten zijn kan dit altijd worden doorgegeven aan Jenny vd Veeken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Zij zorgt dan voor de verdere verspreiding van het nieuws.

  1. Krijgt het mini-veldje een andere bestemming?

Geert-Jan gaat proberen dit baantje om te laten zetten in een paddelbaan, mochten we 2 banen kwijtraken aan HCB, ter compensatie. De kosten bedragen ongeveer €40.000.

  1. Rabobank-clubkaart

Leden TC Baarle kunnen actief stemmen. Kun je een financieel voordeel mee behalen als club. Meer onder de aandacht brengen in Nieuwsbrief en op site.

               Toon van Kaam

Toon spreekt namens de BOPPERS. Graag zouden ze geïnformeerd worden als het onderhoud aan de banen als gebeurd is. Dan kunnen ze daar rekening mee houden. Als de schoolvakanties zijn, zorgt Geert-Jan voor het onderhoud.

Arnold van de Berg

Hoe moet er afgerekend worden aan de bar, contant of met PIN?

Beide mogelijkheden blijven beschikbaar. Er liggen ook duidelijke instructies over hoe het PIN-apparaat gebruikt dient te worden.

Paul van Wijnen

De subsidie van €3000, is die afhankelijk van het aantal leden?

Jos: Nee, jaar op jaar krijgt TC Baarle hetzelfde bedrag toegekend.

De huur van de banen is verhoogd?

Jos: Nee, de huur is hetzelfde gebleven.

Paul merkt nog op dat het voor de leden aangenaam is als ze met zekere regelmaat updates krijgen over hoe de samenwerking verloopt.

Walter Leuris

Walter vindt dat HCB geen blijk geeft van de wil om samen te werken. Daarnaast meent hij dat er meer uit sponsoring gehaald dient te worden. Iemand uit de vereniging zou hiervoor moeten opstaan!

Pascal van Kaam

Pascal geeft aan dat hij nog geen rekening heeft ontvangen van SportEvents voor de tennisles van zijn dochters.

Geert-Jan legt uit dat deze rekening nog komt maar dat deze vanuit TC Baarle wordt gefactureerd.

Geert-Jan bedankt de aanwezige leden en sluit de vergadering.