Main menu

Notulen Algemene Ledenvergadering                                                           22 februari 2016

Aanwezig:        Pascal van Kaam, Tom Oranje, Wil Moonen en Marianne van der Veeken.
Afwezig:           Ad Meeuwesen
Aantal leden:    20 leden aanwezig.


1.
Pascal opent de vergadering om 19.30uur en heet alle leden welkom.

Pascal heet ook een van de nieuwe leden uit Ulicoten welkom bij de club.


2.
Ingekomen stukken.

Mail Chris. Reglement  van HC zou anders zijn beschreven als het reglement van TC. Dit betreft tijden van wel of geen alcohol schenken. Wij gaan uit van het reglement TC.


3.De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 02-03-2015 zijn goed gekeurd.


4.Verslagen van de Commissies.

Barcommissie

Seizoen 2016 staat voor de deur. Ik hoop dat iedereen er zin in heeft om er weer een sportief jaar van te maken. Voor het zo ver is zal de kantine een grondige schoonmaakbeurt krijgen (met dank aan de vrijwilligers) zodat we de inwendige mens kunnen versterken na een partijtje tennis. Dat hoort er zeker bij. Ik ga er bij voorbaat vanuit dat iedereen zo sportief is om zijn/haar bardienst te draaien. We dragen immers met zijn allen verantwoordelijkheid voor het goed verlopen van het bargebeuren. Een stuk sociale controle is hier op zijn plek maar hopelijk niet nodig. Als u op de ingedeelde tijd niet kunt ruil dan zo vroeg mogelijk om niet in de problemen te komen. Geef de ruiling aan op de lijst die in het clubgebouw hangt. Mij bellen omdat u niet kunt is dus geen oplossing omdat wij geen blik invallers kunnen opentrekken.

Op grond van ervaringen van het afgelopen jaar gaan we ook op competitiedagen en op donderdagavond bardienst in roosteren. Fris bij aanvang van de bardienst even uw geheugen op door de barregels te lezen, vooral de nieuwe horecaregels niet vergeten!

Een van de nieuwe regels is dat iedereen die achter de bar staat een certificaat Verantwoord alcohol schenken moet hebben. Hiervoor heeft iedereen een link toegestuurd gekregen om dit certificaat aan te vragen door een vragenlijst in te vullen. Het is in het belang van de club dat iedereen deze regels naleeft.

Iedereen wil graag met een opgeruimde bar/kantine beginnen. Lees daarom ook even de informatie over het afsluiten. Zorg ervoor dat het spoelwater uit de bak is en dat de vaatwasser leeg en schoon is de koelingen aangevuld zijn en even rond de bar opvegen en de toiletten doorspoelen. Tussendeur naar de kleedkamers niet vergeten af te sluiten. Ook de hockeyclub maakt tijdelijk gebruik van onze kantine, geef daarom als lid van TC Baarle het goede voorbeeld. Ik wens iedereen een gezellig, gezond en sportief  tennisseizoen.

Wil Moonen.

Jeugdcommissie

Joost Bastiaansen is gestopt als voorzitter van de jeugdcommissie. Hiervoor is nog geen opvolger gevonden. Het bestuur heeft besloten om met een jeugd coördinator te gaan werken. Als jeugd coördinator is Jean Paul aangesteld. Hij zal met behulp van ouders de jeugdcommissie vormen.

Zijn taken zijn:

-        Activiteiten voor jeugd ontplooien en begeleiden.

-        Gezelligheid van de club voor de jeugdleden vergroten

-        Wervingsacties voor de jeugd leden.

-        Acties bij scholen

-        Aanspreekpunt voor de KNLTB betreffende activiteiten en competities

Er is voor deze werkzaamheden door het bestuur een budget beschikbaar gesteld. Wij als bestuur vinden het belangrijk dat er voldoende jeugd en jeugdactiviteiten worden ontplooit. Indien er leden zijn die de jeugdcommissie willen versterken dan zijn ze van harte welkom.

Toernooi Technische Zaken

KNLTB heeft besloten om zoveel mogelijk digitaal te communiceren. Dit betekent dat alle benodigde handleidingen (bijv. het Invoeren van Uitslagen) terug te vinden zijn op MIJNKNLTB. Belangrijke Nieuwsbrieven zal ik zodoende ook communiceren met de teamcaptains. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de MIJNKNLTB app. Een ander punt is het besluit genomen om de leeftijd categorieën definitief vast te stellen op 17+, 35+ en 50+. Bij de avondwedstrijden zal bij de 3e set een 10-pnt tiebreak worden gehandhaafd. In het jaar 2015 waren 17 activiteiten gepland. Het aantal zijn helaas door omstandigheden niet doorgegaan. Onze VT, CK en OT zijn goed verlopen echter het aantal deelnemers is helaas teruggelopen. Vanaf 2016 zal de verantwoordelijkheid voor het samenstellen van de activiteitenkalender in handen zijn van Karin vd Kerkhof. Hiervoor zal ze de organisatoren aanspreken om de speeldata door te geven. Het betreft de 1-daags en meerdaags toernooien.

De KNLTB competities

In het VJ hadden zich 9 teams ingeschreven waarvan helaas niemand kampioen is geworden. De resultaten waren minder t.o.v. 2014. In het NJ was het een stuk beter, 7 teams hadden zich ingeschreven en 2 jeugdteams. Een Mix team 17+ 2e kl en een DD team 17+ 1e kl zijn kampioen geworden. De jeugdteams hebben goede resultaten geboekt. In de WOC had 1 team zich ingeschreven, het DD17+ team, 1e kl is kampioen geworden. Onze proficiat. 

Het VJ 2016. In april gaat de Voorjaars competitie weer van start. De inschrijving bestaat uit 9 teams. Op vrijdagavond 6 teams, op donderdagavond 1 team, op vrijdagmiddag 1 team en op zaterdag 1 team. We hebben 2 extra dames teams, het betreft nieuwe leden vanuit Ulicoten met als teamcaptain Janneke vd Laak en Frederique Hasselt. Veel tennisplezier en een sportief tennisjaar.
Tom Oranje VCL TC Baarle

Publiciteitscommissie

De publiciteitscommissie is onverhoopt onbemand geraakt. Jose heeft haar taak tot het einde van het jaar ingevuld. Op de valreep hebben we vorige week bericht gekregen dat er een opvolgsters is voor Jose. Jenny van der Veeken heeft aangegeven deze taak te vervullen. Wij zijn hier als bestuur erg blij mee. Wij wensen Jenny veel plezier en succes bij haar werkzaamheden. Het bestuur heeft besloten om dit jaar geen clubblad meer te laten vervaardigen. Enerzijds het wegvallen van Jose was hiervoor een reden. Daarnaast gaat bijna alles al digitaal . De kosten van het clubblad wegen ons inziens niet meer op tegen de informatie waarde. Binnen de KNLTB wordt er druk gewerkt aan een nieuw soort communicatie middel. Waarbij de inzet van smartphone en computer een hoofdrol gaan spelen. Binnenkort is hierover een workshop. Ook de totale KNLT website / ledenadministratie zullen vanuit systeem gaan werken. Een interessante stap. Wij zijn als bestuur op zoek naar iemand met affiniteit in dit soort materie.


5.Financiële Zaken

Toelichting en bespreking financiële stukken.

Daar Ad afwezig was om toelichting te geven op de cijfers van 2015 heeft Pascal het overzicht rondgedeeld aan de leden zodat zij zelf konden kijken en hun vragen konden stellen. Deze werden zn. toegelicht door Pascal. Het overzicht geeft aan dat we het financieel gezien prima doen.

Verslag kascontrolecommissie

Namens de commissie leest John Krijnen een verklaring voor van de kascontrolecommissie. Zij hebben op 16 februari 2016 ten huize van de penningmeester de administratie, bestaande uit de kasadministratie, bankadministratie en onderliggende bescheiden over 2015, steekproefsgewijs gecontroleerd. Bij deze controle hebben ze geen onregelmatigheden aangetroffen en hebben vast gesteld dat de administratie, nauwkeurig en nauwgezet is bijgehouden. Zij adviseren, de Algemene ledenvergadering, om de penningmeester te déchargeren.

Decharge bestuur en penningmeester

De Algemene Ledenvergadering besluit om de jaarrekening 2015 vast te stellen en de penningmeester te déchargeren voor het gevoerde beleid.

Tijdens het bespreken van de financiële zaken kwamen een paar vragen naar voren

-        Moeten de Hockeyleden ook bardienst draaien? 

Het bestuur van de HC is rustend lid geworden bij TC. Zij verzorgen de bardienst als de hockey op zondag aanwezig is. De opbrengst van de omzet is voor TC.

-        Hoe zit het als wij een toernooi hebben of activiteit en we hebben alle banen nodig?   

De tennis heeft in principe altijd voorrang. Daarom is goed communiceren erg belangrijk.

-        Tot hoelang loopt deze overeenkomst?  

In principe onbepaald maar na 6 maanden op te zeggen.

-        Lijden de banen er onder? Hoe is de conditie van de banen?

Geert-Jan geeft aan dat de banen er niet onder zullen lijden. Dit is goed nagevraagd. Wel zet hij zijn vraagtekens bij het hekwerk. De afspraak was dat de hockey het hekwerk zou beschermen met een bording. Dit wordt echter niet nagekomen. Welke afspraak is er nu gemaakt betreft terug communicatie met HC. 1 x in de 3 maanden een terugkoppeling?

-        Is het misschien een idee om een vergunning, i.v.m. sluitingstijd van de kantine, aan te vragen bij de gemeente? Bv. met het Open Toernooi of een groter activiteit.

Dit wordt nagevraagd.

-        Hoe zit het met het combinatie abonnement? Zijn daar al nieuwe leden uit voortgekomen?

Dit is nog te vroeg om te zeggen. Over een combinatieabonnement is nog niet gesproken maar we hopen dat als hun seizoen afloopt er HC leden zijn die misschien de tennis oppakken.


6.Samenstelling bestuur.

Aftredend is Jose Martens, haar functie is met ingang van aftreden geen bestuursfunctie meer. Hierdoor bestaat  het aantal bestuursleden uit vijf personen. Het bestuur blijft verder in dezelfde samenstelling en wordt door de ALV gedechargeerd.


7.Benoeming kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie bestaande uit  John Krijnen en Marco Clemens nemen ook volgend jaar weer de taak op zich.


8.Bedragen

Contributiebedragen 2016 blijven onveranderd.

De barprijzen kantine 2016 blijven onveranderd.

De activiteiten voor 2016 De activiteiten zijn gepland. Natuurlijk staan we altijd open voor nieuwe activiteiten.


9.Rondvraag

Bianca.  Hoe komt het dat de Beach tennis geen doorgang heeft gevonden? Daar is geen duidelijke reden voor.

Luuk. Hoe zit het met de verlichting op de banen? Is daar ook een tijdlimiet aan gesteld? Nee. Wel aan de sluitingstijd van de kantine.

Frans. Hoe zit het nu met het onderhoud van baan 1 en 2?  Dit wordt door TC onderhouden.

Mieke. Hoe komt het dat er geen vrijwilligersavond en nieuwjaarsreceptie geweest is bij TC. We hebben al lange tijd geen nieuwjaarsreceptie bij TC gehad. De vrijwilligersavond zal opgepakt worden door Jacqueline en Bianca.

Pascal bedankt de aanwezige leden en sluit de vergadering.